Dokumentenverwaltung  
           
           
  Unsere Dokumentenverwaltung

Unsere Dokumentenverwaltung sorgt dafür, dass Sie zu jedem Objekt in 5DINFO Dokumente hinzufügen können. Die Dokumentenverwaltung kann in allen Modulen eingesetzt werden und das Anhängen an die Objekte wird dort gestattet, wo es sinnvoll, notwendig oder wünschenswert wäre. 5DINFO wird nicht dazu eingesetzt um Rechnungen, Lieferscheine oder allgemeine Unternehmensdokumente zu archivieren. Typisch wären z. B. Fotos von Schäden, Bedienungsanleitungen von technischen Geräten, ...

  
       
  Dateiformate

In 5DINFO speichern wir hauptsächlich Dokumente, die aktiv im Rahmen der Arbeit anfallen. Folgende Arten sehen wir aktuell vor:

  • PDF - Für Beschreibungen, Bedienungsanleitungen, nicht veränderbare Protokolle, gescannte Protokolle, geplottete Pläne und Grafiken, ...
  • XLSX - Für Reports, Umzugslisten, eigene erstellte Informationen, ...
  • DOCX - Für Informationen, Schriftstücke, Mietverträge, ...
  • JPG - Für Fotos, Fotodokumente, ...
  • DWG - Für Pläne, die als Momentaufnahme aufbewahrt werden sollen.
  • ...

Nicht speicherbar sind ausführbare Dateien.

  
       
  Momentaufnahmen Die Arbeit mit einer Datenbank hat zur Folge, dass die Daten immer im Ist-Stand bearbeitet werden. Sämtliche Gebäudepläne und die dazugehörenden Objekte muss man immer im Kontext zueinander betrachten. Genau wie die Reports einen Zustand zu einem bestimmten Zeitpunkt wiedergeben, kann es sinnvoll sein, räumliche Zusammenhänge ebenfalls zu konservieren, um sie sich später einmal anzusehen. Für Pläne empfiehlt sich das DWG- oder PDF-Format.  
       
  Automatische Nachfrage

Bei nachfolgenden Aktivitäten werden Dateien automatisch in die Dokumentenverwaltung aufgenommen:

  • Beispiel Umzugsliste: Wenn der Umzug vollzogen ist, ist der vorherige Zustand nicht mehr vorhanden, um eine Vergleich zwischen Alt und Neu zu machen.
  • Beispiel Erledigung von Aufträgen: Wenn im Bereich Wartung und Instandhaltung ein Auftrag erledigt wurde, muss ein Beleg zur Dokumentation hinzugefügt werden. Ohne Beleg kann der Vorgang nicht abgeschlossen werden.
  
           
           
           
           
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